周例会是目标管理的好手段,也是部门间沟通的好途径,但是,再好的手段,单一重复的模式也容易引起参会人员的参与疲劳,最终导致程序化形式化。如何保持例会的有效性,最大化周例会的作用效果,是摆在物流公司领导班子面前的一大课题。经讨论研究,领导班子一致认为要对固有例会制度进行改革!
8月的最后一周,物流公司周例会依旧在周一上午按时召开,但是此次周会却与以往大有不同。
首先是在会议成效上,创新后的周例会效果更好,效率更高。会上,各与会人员用简短的PPT介绍了要点、亮点工作,重点汇报了需要协调解决的工作,整个汇报过程思路清晰,简明扼要。五个部门的工作汇报连同4位班子成员对下一步工作的指示安排,用时不到60分钟,充分体现了物流公司开短会、开高效会,以会议带动工作的会议宗旨。
其次是在会议形式上,创新后的周例会增加了“一周一讲”环节,形式上更加丰富。“一周一讲”即各部门及公司领导班子成员利用周例会平台,轮流宣讲部门或分管业务的相关知识。本周的例会,财务部以“走进国际物流财务部”为主题向大家介绍了财务部的工作职责、人员分工、报销流程、增值税专用发票的作用等知识内容,图文并茂,精彩纷呈,不时赢得阵阵掌声。日常工作中,大家往往专注于自己负责或分管的工作,“一周一讲”为大家提供了一个非常好的跨部门学习交流的平台,在内容和形式上为周例会注入了新的活力。
最后是在与会人员上,以往的周例会参与人员仅限于各部门负责人和领导班子成员,创新后的周例会增加了列席人员。各部门可根据实际情况推荐员工旁听周例会。此举为普通员工特别是青年员工创造了一个非常好的学习平台,不仅能够帮助他们全面了解公司业务、还为他们提供了学到企业管理方法,积累间接管理经验机会。
创新后的周例会第一次实施,就赢得了广大员工的好评。相信在物流公司领导班子的带领下,在公司员工的参与支持下,物流公司周例会会发展成为更能够解决实际问题的例会,更有助于提高工作效率的例会,以及更有助于员工学习成长的例会。未来,物流公司还将不断进行新尝试、新探索,以实干创新的精神迎接新形势下的机遇和挑战。(物流公司)