十年前,2006年12月11日,我司实现了“省特级”档案综合管理达标升级工作。
十年后,2016年12月12日,资产公司再次顺利通过了“省特级”档案综合管理达标复查工作。
本次系“省特级”档案综合管理达标的例行复查,受广州市档案局委托,由南沙区档案局具体实施复查工作,南沙区档案局领导高度重视,组成了工作小组到我司进行初审和复查。
12月12日上午,复查小组先到我司综合档案室进行实地现场检查,之后,召开复查工作会议。南沙区档案局复查小组,公司领导汪副总经理,行政管理部领导班子成员、档案员及抽调人员参加会议。
我司向复查小组详细汇报了迎接“省特级”档案综合管理达标复检工作的情况。根据《对档案综合管理达标单位的复查办法》要求,资产公司由行政管理部负责,有计划、有步骤的开展档案综合管理达标复查工作。这期间,资产公司完善档案管理制度、拓宽收集渠道、搞好档案专兼职人员的培训,做好编研工作,加强软硬件设施建设。办公室搬迁后,在领导的关心和协调下,专门留出60平方米作为档案库房,同时配备了一间10平方米房间作为综合档案室专用仓库。为做好各项复查准备工作,公司从属下物流公司、三俊公司抽调了2名人员加强各门类档案的规范整理,档案工作人员放弃节假日休息时间,加班加点,经过大半年的努力,终于在规定时间内圆满完成各项任务。现在资产公司共存档案两万多件(册、卷、盒、),各种文件汇编、归档文件目录、组织沿革、大事记、基础数字汇编和专题资料等参考资料一百多册。
在做好行政管理、基础业务和软硬件设备外,公司注意做好档案的利用工作。2016年,较好完成广州市纪委巡视组巡察工作,共提供各种档案资料一千多份,受到公司领导表扬;接待区审计局审计工作,已提供档案资料六百多件次,目前审计工作还在进行中。
在做好自身档案管理工作中,公司指导监督并参与属下物流公司和置业公司顺利完成真正“省一级”档案综合管理的达标升级工作,并先后30多次指导区有关职能部门及其他区属国有企业做好档案管理工作,起到了模范和带头作用。
复查小组综合前期初审级本次复审,提出了具体意见:
一、档案管理网络健全,档案人员队伍相对稳定。档案管理架构清晰,公司领导能在决策层面及时解决档案工作人财物方面存在困难,行政管理部能统筹协调公司各部门及时做好档案收集移交工作,使公司档案收集渠道畅通,避免了国家档案资源的流失。同时,公司档案人员队伍相对稳定,档案员业务水平熟练,在做好本公司档案工作的同时,能做好属下公司档案业务指导,其中2个下属单位完成省一级档案达标,较好发挥了省特级单位示范带头作用。
二、巩固了档案基础业务。公司不断深化对档案工作的规范化、制度化建设,结合本单位实际,对各项规章制度进行了修改、完善,并认真贯彻执行。对公司省特级达标至今的各类应归档材料特别是文书档案和合同档案进行了规范整理,并坚持做到按时归档。积极开展档案资源开发利用,在公司各项经营管理活动中充分发挥了档案的凭证和参考作用。特别是在2012年经发公司与资产公司整合以后,一个档案室同时承担两个公司的档案工作,能在完成资产公司本身档案整理工作的情况下,完成经发公司从2002年到2014年约6000份文件的归档整理,实属难得。
三、改善了档案保管条件。公司办公地址搬迁后,划出约70平方米面积用于档案库房和阅览室建设,做到了办公、阅览、库房三分开,并投入资金购置了档案箱柜、除湿机、消防设施等,库房布局合理,设施设备较为齐全,为档案的安全保管提供了保障。
经过对公司档案工作情况总体检查,复查组认为资产公司能保持省特级档案综合管理水平,予以通过复查。